Cilj našeg seminara je objasniti zašto si informacijski sustavi važni
u poslovanju modernih organizacija, upoznati vrste i tipove poslovanja
u uredima te upoznavanje s prošlim, aktualnim i budućim događajima na
području tehnologije. Seminar prati pojam ureda i uredskog poslovanja
kroz njegove faze razvoja. Naglasak je na primjeni novih tehnologija
na kojima danas leži poslovno komuniciranje između poduzeća. Analiziraju
se nove tehnologije prijenosa podataka, kroz njihove prednosti, s jedne
strane, i nedostatke, s druge strane.
Za razumijevanje informacijaskog sustava, nužno je spomenuti informacije,
koje su temelj svakog uspješnog poslovanja i podloga za donošenje poslovnih
odluka. Uspješno obavljanje svih poslova, u bilo kojem području djelatnosti,
popraceno je kvalitetnim i pravovremenim informacijama. Kako su informacije
nužne za obavljanje poslova, tako je i informacijski sustav nužan za
funkcioniranje različitih poduzeća. Svrha je informacijskog sustava
pohranjivanje i manipuliranje informacijama, a ostvaruje se djelovanjem
informacijskog sustava u interakciji sa korisnilkim sustavom i područjem
od interesa
2. Informacijski sustavi
2.1. Informacijski sustav - definicija
Informacijski sustav u strogoj definiciji je sustav koji prikuplja,
pohranjuje, čuva, obrađuje i isporučuje potrebne informacije na način
da budu dostupne svim članovima društva ili članovima neke organizacije
koji se njima žele koristiti te imaju određenu autorizaciju. Prikupljanje,
stvaranje i korištenje informacija možemo nazvati gospodarenjem informacijama.
Slika 1. Djelovanje informacijskog sustava, izvor:
http://www.gradst.hr/katedre/ortegr/nastava_knezic/uvod_projekt_files/image011.jpg
No kraća, ali daleko opsežnija definicija glasi da je IS dio poslovnog
sustava koji daje podatkovnu sliku procesa iz realnog sustava, ono predstavlja
model poslovnog sustava. To vrši preko elemenata modela IS-a:
• Model podataka definira podatke koji se koriste u poslovnom sustavu.
• Model procesa definira procese iz poslovnog sustava te opisuje funkcije
po kojima se ti procesi mijenjaju.
• Model izvršitelja definira sve izvršitelje koji su uključeni u izvršavanje
procesa poslovnog sustava:
- tehnička oprema (hardware)
- programska oprema (software)
- ljudi izvršitelji poslova u IS-u (lifeware)
- organizacija svih komponenata u skladnu cjelinu (orgware)
Da bi bio uspješan, poslovni sustav mora imati svoj informacijski sustav
i razrađene postupke informacijskih aktivnosti. Za obavljanje tih aktivnosti
potrebna je moderna informacijska tehnologija (kompjuterizirani IS).
2.2. Ciljevi informacijskog sustava
Cilj je informacijskog sustava pribaviti informacije potrebne za izvođenje
poslovnih procesa i upravljanje poslovnim sustavom.
Informacijski sustav omogućuje bilo kojem poslovnom sustavu da komunicira
unutar sebe i okoline. IS preuzima informacije te ih obrađuje, a zatim
prezentira okolini. On čini posustav poslovnog sustava, odnosno može
se reći da bez njega niti jedan poslovni sustav ne može kvalitetno funkcionirati.
Također, jedan od ciljeva informacijskog sustava je i opskrba poslovnog
sustava različitim informacijama koje su potrebne za funkcioniranje
poslovnog sustava.
2.3. Dijelovi informacijskog sustava
Slika 2. Dijelovi informacijskog sustava
Informacijski sustav djeluje kroz:
• sustav za obradu transakcija
• upravljački izvještajni sustav
• sustav za potporu odlučivanju
• sustav uredskog poslovanja
3. Sustav uredskog poslovanja
3.1. O povijesti razvoja uredskog poslovanja
Začeci ureda vezani su uz začetke razvoja trgovine (12.-18.st.). Do
ubrzanog razvoja uredskog poslovanja dolazi u 20. st. 20. stoljeće predstavlja
automatizaciju i informatizaciju ureda: pojavljuje se prvo računalo
(ENIAC, 1946.), čija pojava predstavlja početak elektroničke obrade
podataka. Također, 1981. godine dolazi do komercijalne upotrebe osobnih
računala (PC), zbog koje dolazi do razvitka doscipline ˝automatizacije
ureda˝. U novije vrijeme, točnije od 1980. nadalje razvija se informacijski
sustav uredskog poslovanja te e-uredi.
3.2. Faze razvoja uredskog poslovanja
Slika 3. Faze razvoja uredskog poslovanja
1. Mehanizacija ureda – poboljšanje pojedinih zadataka
u uredskim poslovima
2. Automatizacija ureda (Office Automation)
– uvođenje računala u svrhu smanjenja vremena potrebnog za rutinske
poslove i poboljšanje komunikacije
3. Odjelno računarstvo (Departmental Computing)
– poseban odjel koji vrši obradu podataka za ostale odjele u poduzeću
4. Uredski informacijski sustav (Office Information
System) – cjeloviti sustav
3.3. Sustav uredskog poslovanja – definicija
Sustav uredskog poslovanja (Office Information System) dio je informacijskog
sustava koji uključuje različite primjene informacijske tehnologije
u uredskom poslovanju. Također, sustav uredskog poslovanja predstavlja
element IS koji daje podršku u uredskom poslovanju i to u smislu manipulacije
dokumentima, manipulacije podacima, odlučivanju, komuniciranju te arhiviranju.
Slika 4. Informacijski sustav u poslovanju,
izvor:
http://www.osijek031.com/slike/novosti_2007_04/2007_04_25_transcom_ured_03_400.jpg
3.4. Podjela uredskog informacijskog sustava
Uredski informacijski sustav općenito se može dijeliti na različite
sustave:
• financijski informacijski sustav
• računovodstveni informacijski sustav
• marketinški informacijski sustav
• proizvodni informacijski sustav
3.4.1. Financijski informacijski sustav
Financijska funkcija poduzeća služi za financijsko planiranje i povećanje
kapitala poduzeća. Poduzeće mora neprestano pratiti financijsku situaciju,
kako bi imalo dovoljno novca za pokriće svega što je potrebno. Također,
treba spomenuti i financijsko planiranje vanjskog financiranja. Za sve
te poslove nužna je izrada financijskog plana.
3.4.2. Računovodstveni informacijski sustav
Računovodstveni IS usko je povezan sa financijskim IS. Spada u red
organizacijskog sustava, sustava koji spaja i povezuje prirodne i tehničke
elemente s ljudskim potencijalom u svrsihodnu cjelinu. Važnost računovodstva
kao informacijskog sustava ogleda se u prikupljanju, obrarđivanju i
pravodobnoj distribuciji informacija.
3.4.3. Marketinški informacijski sustav
Marketing je, kao poslovno područje, odgovoran za određivanje identiteta
proizvoda koje poduzeće nudi tržištu te njegovu promociju i distribuciju.
Odlučivanje treba pokrijepiti podacima, a odlučivanje se odnosi na proizvod,
cijenu, promociju i način prodaje. Informacije potrebne za marketing-odluke
dobivaju se iz transakcijskog dijela IS-a, istraživanja tržišta, raznih
izvora o konkurenciji te strateškog plana poduzeća.
3.4.4. Proizvodni informacijski sustav
Informacijska se tehnologija koristi i u proizvodnji. Započinje oblikovanjem
podržanim računalom (Computer-aided Design – CAD). Danas se računalni
programi za oblikovanje koriste u svim inženjerskim strukama. Isto tako,
u proizvodnji se koristi i planiranje proizvodnje MRP II (Manufacturing
Resources Olanning) koje uzima u procjenu i prihvatljivu razinu cijene
proizvoda kako bi se odlučilo o svim karakteristikama proizvoda. Treba
spomenuti i JIT (Just-in-Time), koji predstavlja izbjegavanje skladištenja
materijala. MRP II i JIT nose zajdnički naziv CAM (Computer-Aided Manufacturing);
proizvodnja podržana računalom.
3.5. Dijelovi sustava uredskog poslovanja
Slika 4. Dijelovi sustava uredskog poslovanja
• obrada dokumenata – različiti poslovi obrade dokumenata:
- kopiranje
- obrada slika
- obrada teksta
- stolno izdavaštvo
- arhiviranje
• komunikacije – nekoliko različitih tehnologija:
- elektronička pošta
- glasovna pošta
- telefoniranje
- telefaks
• telekonferiranje – posao budućnosti; danas je rijetkost
zbog nedostupnosti zahtijevnije tehnologije
- audiokonferiranje
- videokonferiranje
- računalno konferiranje
- kućna televizija
- rad kod kuće
• pomoćni sustavi
- potpora rada u skupini
- organizatori rada
- prezentacije
- oglasne ploče
- oblikovanje podržano računalom
Smatra se da će sustavi za uredsko poslovanje u budućnosti integrirati
sve navedene tehnologije u skladnu cjelinu.
3.6. Vrste poslova koji se obavljaju u uredu
• odlučivanje – poslovne odluke koje donose menadžeri i stručni radnici
i za čije je donošenje potrebno veliko znanje
• manipulacija podacima – prikupljanje podataka, sređivanje i priprema
u obliku pogodnom za prezentaciju
• manipulacija dokumentima – priprema, kopiranje i raspoređivanje dokumenata
• komunikacija – komunikacija s klijentima, poslovnim partnerima i suradnicima
• arhiviranje – evidentiranje zapisa o svim poslovnim aktivnostima
Komunikacije predstavljaju važan čimbenik za poduzeće. Poznato je da
menadžeri mogu i do 50% vremena potrošiti na komunikaciju sa klijentima.
Komunikacija je moguća:
• unutar ureda u okviru lokalne mreže
• postojećim komunikacijskim sustavom
• izvan ureda (banke, FINA)
• preko svijetskih mreža (Internet, komercijalne mreže
3.7. Značajke uredskog rada
• upravljački i administrativni rutinski poslovi
• ulaz i izlaz velike količine podataka
• organizacija podataka
• čuvanje dokumenata
• unutarnja i vanjska komunikacija
• izrada raznih izvještaja
3.7.1. Primjer funkcioniranja uredskog informacijskog sustava
Slika 6. Funkcioniranje uredskog sustava, izvor:
http://www.mathos.hr/rp3/uredsko/uredsko_p1.pdf.
3.8. Tehnologije uredskog informacijskog sustava
Integrirani programski paketi za uredsko poslovanje:
• MS Office (za Windows, MacOs)
• StarOffice ( za Windows, Linux)
• Lotus Notes
• Novell Groupware
MS Office paket za uredsko poslovanje:
• Word – obrada teksta
• Excel – tablični kalkulator
• Access – sustav za upravljanje bazom podataka
• PowerPoint – izrada prezentacija
• Front Page – izrada i organizacija Web stranica
• MapPoint - oblikovanje mapa u poslovne svrhe
• Microsoft Project – upravljanje projektima
• Outlook - upravljanje komunikacijama i informacijama (e-mail, tel,
fax, i dr.)
• PhotoDraw - poslovna grafika
• Publisher - profesionalno izdavaštvo
• Visio - crtanje dijagrama
Slika 5. Office Access, izvor: http://pubs.usgs.gov/of/2004/1451/graphics/ferns/fig4.jpg
http://www.access-training-courses.co.uk/picture
3.9. Primjer uredskog informacijskog sustava – uredskog poslovanja
Sustav uredskog poslovanja u zdravstvu (HZZO)
Osnova sustava uredskog poslovanja u zdravstvu je projekt koji je
obuhvatio implementaciju Windows 2000 servera u svakom područnom uredu.
Projekt je rezultirao uvođenjem Active Directory imeničkih servisa.
Ovim projektom, korisnicima informacijskog sustava HZZO-a dano je na
raspolaganje sigurno hijerarhijsko spremište podataka utemeljeno na
standardu, a koje je moguće jednostavno integrirati u aplikatorna riješenja.
Također, projekt u okviru IS omogućava elektroničku poštu, upravljanje
dokumentima i tijekovima poslovnih procesa te čini osnovicu suvremenog
intranet riješenja.
Kroz projekt uvođenja Windows 2000 Servera u IS HZZO-a uvelo se i antivirusno
riješenje, odnosno ovaj IS istodobno štiti Windows 2000 Servere i osobna
računala. Uvođenjem Active Directory imeničkih servisa pojednostavljena
je administracija Windows dijela IS. Kroz Group Policy korisnicima je
omogućena dostupnost podataka bez obzira na kojem se računalu nalazili,
čime je pojednostavljena izrada pričuvnih kopija korisničjih dokumenata
sa njihovih PC-a. Danas sustav Active Directory ima oko 1500 korisničkih
identifikacija
Realizacija ovog priojekta zamjenjuje slanje telefaks poruka na svaku
lokaciju HZZO-a. Služba za informatiku HZZO-a priprema i nastavak projekta
kroz projekt nadogradnje postojećeg e-mail sustava, jer se predviđa
da će svaki treći zaposlenik HZZO-a (ukupno 2200 zaposlenika) posjedovati
vlastitu e-mail adresu vidljivu iz svijeta interneta.
Iz područja suvremenog uredskog poslovanja potrebno je istaknuti document
management koji riješava većinu sadašnjih problema razmjene i raspodjele
dokumenata. Poboljšan je intranet sustav integriranjem mail sustava
i document management sustava u jedan središnji informacijski portal
koji bi se svakodnevno obnavljao. Uvođenjem sustava suvremenog uredskog
poslovanja, korisnicima je predstavljen potpuno novi način korištenja
informacijskih tehnologija koje uvelike mogu povećati učinkovitost i
smanjiti troškove poslovanja.
Zaključak
Informacijski sustav se sastoji od informacija te se naziva i informacijski
sustav. Kako bi svaki posao bio dobro obavljen, potrebno je posjedovati
određene informacije. Posjedovanje informacija daje ekonomsku prednost
poduzeću, ali samo onda ako su informacije dobro iskorištene. Ipak,
za uspješno vođenje tvrtke, potrebne su prave i pravodobne informacije.
Opisali smo faze razvoja uredskog informacijskog sustava te možemo zaključiti
kako se uredsko poslovanje kroz povijest baziralo na različite tehnologije,
počevši od razvoja telekomunikacija do upotrebe najsuvremenijih prijenosa
podataka.
Možemo zaključiti kako su informacijski sustav i informacijska tehnologija
u uredu znatno olakšali i ubrzali rad te je danas nezamislivo raditi
bez različitih modernih tehnologija informacijskih sustava, kao što
je MS Office, koji je postao najzastupljeniji programski paket u cijelom
svijetu.
:
LITERATURA:
Osnovna literatura:
Čerić, V., Varga, M., Birolla, H., ur., Poslovno računarstvo, Znak,
Zagreb, 1998., str. 39-41
Čerić, V., Varga, M., Birolla, H., ur., Poslovno računarstvo, Znak,
Zagreb, 1998.
Čerić, V., Varga, M., ur., Informacijska tehnologija u poslovanju,
Element, Zagreb, 2004.
Mesarić, J., Zekić-Sušac, M., Dukić, B.: PC u uredskom poslovanju,
EFO, Osijek 2001.
Dopunska: web izvori
• URL: http://www.microsoft.com/products.html
• URL: http://http://www.microsoft.com/exchange/productinfo/ove
• URL: http://www.lotus.com/home.nsf/welcome/products
• URL :www.efos.hr/informatika/preddipl/p8_6.pdf
• URL :www.mathos.hr/rp3/uredsko/uredsko_p1.pdf
• URL: http://www.tehnicar-birocomp.hr/czk/id~30~lang~hr~doc.html
• URLhttp://209.85.135.104
• URL: http://www.efos.hr/informatika/preddipl/p8_6.pdf.
• URL: http://hr.wikipedia.org/wiki/Informacijski_sustavi#Sustav_uredskog_poslovanja
• URL: http://www.sapmag.com.hr/show_article.php?id=406
• URL: http://www.adacta.hr/index.asp?content=Resitve&submenu=bancnistvoinfinance
• URL: http://www.mathos.hr/rp3/uredsko/uredsko_p1.pdf.
• URL: http://hr.wikipedia.org/wiki/Informacijski_sustavi
• URL: http://www.foi.hr/kolegiji/isup/index.html
PROČITAJ
/ PREUZMI I DRUGE SEMINARSKE RADOVE IZ OBLASTI:
|
|