Ulazeći u 21. stoljeće, shvaćanje se područja upravljanja projektima
promijenilo. Međutim, nije se samo pojavila potreba za implementacijom
procesa formalnoga vođenja projekata, već se sve više uvode rješenja
specifična za pojedino okruženje u kojem se projekt odvija. Takav dinamični
razvoj područja slijedio je nakon nekoliko faza sazrijevanja.
Tako za uspješan rad na cjelokupnom projektu treba uzeti u obzir,
osim užega područja upravljanja projektima, prije svega organizacijsku
strukturu i okruženje projekta i znanje s područja primjene projekta,
standarde i pravni okvir, te općenito znanje iz poslovnoga upravljanja
i međuljudskih odnosa. Svaki od tih čimbenika može imati veliki utjecaj
na uspješnost projekta.
Sl.1 Faze unutar jednog projekta
2. RAZVOJ PODRUČJA UPRAVLJANJA
Sam razvoj ovog područja počinje negdje oko 1950 godine. kada američka
vojska pokušava razviti svoj vojni sustav. U razvoj ovog područja od
samih su početaka bili uključeni inžinjeri tradicionalnih disciplina.
U to vrijeme polako je počela i primjena računala tj. došlo je do razvoja
računalne industrije te su se računala počela primjenjivati za poslovne
potrebe. Premda se je računalna indistrija razvijala nije bilo lako
u samoj primjeni, bilo je problema poput niespunjenih rokova ili zbog
samih očekivanja kupaca. Nakon uvida u razne probleme bilo je očito
da tradicionalni pristup više nije prikladan za takve projekte.
Paralelno sa starim modelom počeo se je razvijati i novi model upravljanja
ali stari je i dalje bio u primjeni. Sa razvojem novog modela razvio
se je i dinamični model koji je morao odgovoriti na veće zahtjeve za
kontrolom troškova nasuprot vrijednostima proizašlim iz razlčitih projekata.
Kao zadnji korak koji se je napravio u razvoju bio je pojava ekstremnog
pristupa koji je doveo do velikog izražaja upravljanje s projektima.
2.1 DEFINICIJA POJMA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Kako bih uspjeli definirati pojam upravljanje projektima treba se
prvo definirati sam projekt.
Projekt tako možemo definirati kao vremenski određeno nastojanje da
se proizvde jednistveni proizvod, usluga ili rezultat. Ujedno možemo
i reći da je projekt privremena aktivnost, što znači da ona ima svoj
početak i svoj kraj. Bitno je još reći da se za vrijeme trajanja projekta
skuplja projektna ekipa a nakon završetka se ona raspušta.
Sl.2 Upravljanje unutar organizacije
2.2 UPRAVLJANJE PROJEKTOM
Upravljanje projetkom možemo definirati kao primjena znanja, vještina,
alata i tehnika u projektnim aktivnostima da bi se moglo doći do ostvarenja
određenog projektnog zahtjeva. Za upravljanje projektima bitno je još
i reći to da se treba velika pozornost posvetiti tome dali je moguće
zadovoljiti potrebe stranaka za koje vodimo taj projekt, zato što cilj
upravljanja projektom nije taj da on propadne nego da se ostvari. Jedna
od zanimljivih definicija upravljanja projektima je i ta da je to umjetnost
i znanost. Umjetnost zato što je potrebno voditi određenu skupinu ljudi
unutar samog projekta te im pomagati da naprave taj projekt što bolje,
a znanost zato što se u samom početku trebaju definirati i koordinirati
posao koji se treba napraviti.
Sam proces upravljanja projektima se odvija u širem kontekstu od jednog
projekta a ponajviše u velikim organizacijma. Unutar samog procesa upravljanja
pojavili su se i novi pojmovi poput upravljanje programima i upravljanje
portfeljom. Kada pričamo o upravljanju programima misli se na skupinu
međusobno povezanih projekata koji su organizirani tako da omoguče ostvarivanje
koristi za stranku. Pojam upravljanje portfeljima označava skupinu projekata
ili određenih programa, koji su povezani kako bih se moglo što djelotvornije
upravljati poslom sa ciljem da se ostvare strateški ciljevi koje stranke
žele. Kako bih se upravljanje sa nekim projektom što bolje odvijalo
razne trvrtke često formiraju i središnji nadzor na projektom.
Proces upravljanja sa projetkom je skup međusobno ovisnih akcija i
aktivnosti koje se moraju napraviti kako bih se ostvario određeni skup
proizvoda, rezultata i usluga. Vezano za upravljanje projektima postoje
dvije glavne kategorije projektnih procesa. Procesi upravljanja projektnim
procesima okrenutim ka proizvodima koji se međusobno preklapaju i međudjeluju
tokom trajanja projekta. Procesi projekata koji su prikazani kao jedinstveni
element s dobro definiranimm sučeljem.
Sam proces možemo podijelitu nekoliko skupina,a to su:
1. Grupa procesa započimanja – definira i odobrava
projekt ili fazu projetka
2. Grupa procesa planiranja – definira i istančava
svrhu, planira smjer i akcije za postizanje cilja i dosega
3. Grupa upravljačkih procesa – koordinira ljudske
i druge resurse u svrhu provedebe plana
4. Grupa procesa – mjeri i prati napredak radi uočavanja
odstupanja od plana i poduzimanja korektivnih aktivnosti
5. Grupa završnih procesa – formalizira prihvaćanje
proizvoda, usluga ili rezultata te dovodi do završetka projekta ili
faze projekta
Sl.3 Shema upravljanja projektom
2.3 PODRUČJA UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Područja upravljanja projekata podijeljena su na različite procese
a njih ukupno imam 44. Dalje u tekstu navest ćemo nekoliko procesa.
Procesi upravljanja su:
1. Koordinacija projekta
2. Razvoj idejnog riješenja
3. Razvoj početne izjave o dosegu projekta
4. Razvoj plana upravljanja projektom
5. Usmjeravanje i upravljanje izvršenja projekta
6. Praćenje i nadzor rada na projektu
7. Planiranje kvalitete
8. Struktuiranje raspodjele posla
9. Određivanje poretka aktivnosti
10. Upravljanje rizicima projekta
Sva ta područja upravljnja od velike su važnosti pri pokretanju nekog
projekta zato što svaki taj proces omogućava da se ostali procesi nastave
iza njega te da osiguraju dobru provedu upravljanja na projektom. Ukoliko
bih se došlo do zapostavljanja nekih od ovih procesa moglo bih lako
doći do kolapsa samog projekta, a time i do nezadovoljstava stranaka
i velikih troškova.
2.4 MODEL ZRELOSTI
Model zrelosti procesa pojavio se je u području softverskog inžinjerstva
a taj model iznio je Humphrey. On je definirao taj model kao skupa alata,
metoda i prakse koje se rabe kako bih se proizveo softverski proizvod.
Zrelost procesa unutar organizacija sastoji se od pet faza:
1. Inicijalna – sve dok proces nije unutar statističke
kontrole daljni napredak nije moguć, a prvi je korak postizanje osnovne
procjene vremena i troškova
2.Ponavljajuća – stabilan proces s ponavljajućim stupnjem
statističke kontrole te pokretanjem čvrstog nadzora nad obvezama, troškovima,
rezultatima te vremenskim promjenama.
3. Definirana – definirani proces služi kao temelj
za dosljednu primjenu i bolje razumjevanje te se može rabiti napredna
tehnologija
4. Upravljanja – pokrenuto je temeljno mjerenje i
analiza procesa, i tu počinje najvažnijepoboljšanje kvalitete
5. Optimizirana – postoji temelj za konttinuirano
pobolšanje i optimizaciju procesa
Glavana svrha ovakve raspodjle po fazama je da se postigne kontrola
i mjerljivost procesa kao osnove za daljnja poboljšanj, a ujedno je
namjenjena i za ispitivanje metodologije i upravljačkog sustava. Humphrey
je razvio i CMMI koji se koristi u nekoliko područja pa tako i za područje
upravljanja projektima, te se pomoću njega razlikuju stupnjevi sposobnosti
organizacije za pojedine dijelove procesa od stupnja zrelosti cjelokupne
organizacije.
Uz Humphreyev model postoji još i Kerznerov model koji također definira
model zrelosti upravljanja projektom PMMM u pet razina.
1. zajednički jezik
2. zajednički proces
3.jedinstvena metodologija
4. mjerenje
5. neprekidno poboljšanje
Samu zrelost na području upravljanja definira kao implementciju standardne
metodologije i pratećih procesa u toj mjeri da postoji velika vjerojatnost
u ponovljenu uspješnost.
Zrelost moramo razlikovati od izvrsnosti zato što je izvrsnost dalje
od zrelosti budući da stvara okružnje u kojem postoji neprekidini niz
uspješnih projekata i u kojem se uspješnost mjeri u interesu i organizacije
i projekta. Također, PMI definira model organizacijske zrelosti
upravljanja projektima s trima najvažnijim dijelovima:
1.znanjem
2. ispitivanjem
3. poboljšanjem
3. METODOLOGIJE
Metodologija je sustav praksi, tehnika, procedura i pravila koje rabi
onaj tko radi na području određene discipline, gdje je procedura niz
koraka koji se da bi nešto postignulo, odvijaju po redoslijedu. Dobra
metodologija sadržava sve važne procese upravljanja projektom, te će
se područja koja su uključena u procese i dalje širiti.
Ukoliko se sve dobro primijeni, zbog bolje kontrole nad dosegom projekta
može se očekivati brže vrijeme izlaska na tržište smanjeni rizik projekta,
bolji proces donošenja odluka, veće zadovoljstvo kupca te više vremena
za dodane vrijednosti.
Također metodologijom se mogu smatrati uloge, ekipe, vještine, procesi,
tehnike, alati i standardi koje rabi projektna ekipa. Također, može
se reći da ukoliko to primjenjuje jedna ili dvije osobe, onda se može
nazvati metodom, a ukoliko to primjenjuje cijela ekipa, može se nazvati
metodologijom.
Sl.4 Izbor metoda
3.1 TRADICIONALNI PRISTUP UPRAVLJANJA
Tradicionalni pristup upravljanju projektom temelji se na upravljanju
ljudima, dakle isto kao i upravljanje općenito gledano. Temeljni principi
uključuju niz tehnika za planiranje, predviđanje i kontrolu aktivnosti
radi postizanja željenoga rezultata prema zadanim specifikacijama u
određenom vremenu i s određenim troškovima.
Kao prvi zadatak koji se stavlja ispred voditelja projekta i projektne
ekipe jest definiranje zadataka i izvršitelja. U nekim slučajevima,
definiranje zadataka potrebno je napraviti čak i prije formalnoga početka
projekta. Za dobro i uspješno planiranje potrebno je odgovoriti na pet
temeljnih pitanja:
1. O kojem se problemu radi?
2. Koji je cilj projekta?
3. Koji se zadatci moraju obaviti kako bih se došlo do cilja?
4. Kako će se odrediti uspješnost projekta?
5. Postoje li neki rizici, pretpostavke ili prepreke koje mogu utjecati
na uspješnost projekta?
U tradicionalnom pristupu plan je temelj svega jer predstavlja ne
samo opis poslova i
vremena potrebnoga za njihovo provođenje nego i alat za donošenje odluka.
Pri planiranju se određuju zadatci i dodjeljuju određenim članovima
ekipe prema potrebnim vještinama za ispunjenje zadatka.
Izvršenje kao idući korak u principu je dozvola za obavljanje dodijeljenih
zadataka. Izvršenje se odvija u četiri koraka: određivanje specifičnih
resursa potrebnih za obavljanje dodijeljenoga zadatka prema planu, raspodjela
članova prema planiranim aktivnostima, određivanje vremenskoga trajanja
aktivnosti s točno utvrđenim početkom i krajem te samo pokretanje planirane
aktivnosti, odnosno izvršenje u užem smislu. Tijekom izvršenja potrebno
je kontrolirati odvija li se sve prema planiranim aktivnostima, pošto
je cijelo vrijeme
potrebno motriti razvoj projekta kako bi se ispravile uočene nepravilnosti
i kako bi se završilo projekt na vrijeme i uz planirane troškove.
Na kraju je projekt potrebno i formalno završiti, odnosno zatvoriti.
Time se pokazuje završetak zadataka i predaja obavljenoga posla te se
oslobađaju resursi koji se sada mogu
pridijeliti nekom novom projektu. Također, tijekom zatvaranja projekta
obavlja se evaluacija, koja u određenim situacijama i organizacijama
može poslužiti kao vrijedan izvor znanja, pogotovo ako se dogodilo nešto
nepredviđeno, a uspješno je svladano.
Svi se ti koraci u formalnijoj podijeli nazivaju fazama životnoga ciklusa
projekta.
Veliki naglasak u tradicionalnom pristupu iskazan je zapodručje upravljanja
kvalitetom, kako proizvoda, usluge iliprocesa kao završnoga izlaza iz
projekta, tako i samoga procesa upravljanja projektom.
3.2 AGILNE METODOLOGIJE
Kao rezultat sve većega zahtjeva za neprekidnim inovacijama koje su
zahvatile sve industrijske grane i borbe za smanjenjem troškova, grupa
autora osmislila je novi pristup procesu razvoja.
Model agilnoga upravljanja projektom temelji se na tradicionalnom modelu
i njegovih pet faza, ali su te faze zamijenjene prikladnijima:
1. Isplanirati viziju – odrediti viziju i doseg projekta
te projektnu organizaciju (umjesto inicijalne faze, da se naglasi važnost
vizije)
2 .Nagađati – razviti model određen značajkama, vremenske
odrednice te plan iteracija za ostvarenje vizije (umjesto planiranja,
da se naglasi
nesigurnost jer je plan povezan sa određenošću)
3. Istraživati – isporučiti testirane dijelove u kratkom
razdoblju te stalno tražiti način za smanjenje rizika i nesigurnosti
unutar projekt (umjesto
upravljanja, jer je istraživanje naglašeno iterativno, odnosno nelinearno)
4. Prilagoditi – pregledati isporučene rezultate,
trenutnu situaciju i ponašanje ekipe te prilagoditi ukoliko je potrebno;
5. Zatvoriti – završiti projekt, prenijeti ključne
stvari koje su se naučile u tijeku projekta te proslaviti.
3.3 ADAPTIVNO PROJEKTNO OKRUŽENJE
Vrlo je brzo nakon početnoga oduševljenja agilnim metodologijama postalo
očigledno da agilni pristup ne odgovara svim vrstama projekata, kao
i tradicionalni pristup. U pokušaju ispunjenja praznine između dviju
krajnosti, nastalo je adaptivno projektno okruženje.
Adaptivno projektno okruženje temelji se na planu kojega se slijedi
u potpunosti, ali za razliku od tradicionalnog pristupa, plan nije izrađen
na početku već ciklički u tijeku
projekta, dok su vrijeme i troškovi zadani na početku projekta.
Faze adaptivnoga projektnoga okruženja su: doseg verzije, plan ciklusa,
izgradnja ciklusa, provjera klijenta i osvrt na verziju. Međutim, kao
i većina metodologija, i adaptivno projektno okruženje predstavlja način
mišljenja, usmjeren prema klijentu. Takav način razmišljanja očituje
se u temeljnim vrijednostima koje se moraju poštivati u svakom projektu
vođenom ovom metodologijom.
3.4 OSTALA PROJEKTNA OKRUŽENJA
Osim navedenih projektnih okruženja, razvijeno je još nekoliko formalizama,
uglavnom temeljenih na tradicionalnom pristupu.
Razlike su primjetne s obzirom na rizik unutar projekta, jednostavnost
implementacije i upravljanja, veličinu projektne ekipe i podršku učestalim
promjenama. Svi su pristupi, što je i karakteristika tradicionalnog
pristupa, pouzdani, orijentirani dokumentaciji te pružaju podršku promjenama
dosega i implementiraju fazni pristup projektu.
ZAKLJUČAK
U zaključku na kraju možemo reći kako je od iznimne važnosti da se
upravljanje projektima obavlja od strane stučnih osoba koje znaju što
treba raditi i koje znaju odabrati najpovoljniju metodologiju. Važnost
toga da stručne osobe sudjeluju u upravljnju projetkima je ta što upravljanje
projektima je veoma kompliciran posao i zahtjeva puno pozornosti pri
samoj provedbi. Ukoliko bih se nešto izostavilo u samom upravljanju
lagano bi došlo do propasti projekta a time bih sva uložena sredsta
u taj projekt bila uzaludan.
Vodeći računa da će u budućnosti projekti postajati još kompliciraniji
i da će se od metodologija upravljanja projektom zahtijevati primjena
na takvom projektu, vrlo je važan pravilan odabir metodologije unutar
organizacije. Metodologija se mora odabrati vodeći računa o primjenjivosti
na sve projekte unutar organizacije. Međutim, vrlo je vjerojatno da
niti jedna od postojećih metodologija neće zadovoljiti baš sve projekte.
LITERATURA
Internet:
- http://www.fer.hr/_download/repository/kvalifikacijski_clanak.pdf
- http://elacd.carnet.hr/index.php/Upravljanje_projektima
- http://www.centar-jls.com/upravljanje_projektima
- http://www.incremedia.hr/tekst.asp?id=14
PROČITAJ
/ PREUZMI I DRUGE SEMINARSKE RADOVE IZ OBLASTI:
|
|
preuzmi
seminarski rad u wordu » » »