Ideja o uredu bez papira javila se s prvim danima računarstva. Papir
je stoljećima bio neizbježan element poslovanja te se njegova uporaba
nije smanjila niti masovnim uvođenjem računala u poslovne procese. Papir
ostaje prisutan jer se i danas mnogi digitalni dokumenti ispisuju na
papir, faksiraju, kopiraju itd. Takav način poslovanja ostavlja mnogobrojne
informacije u arhivama ne upravlja se s njima na način koji bi povećao
produktivnost a njihovo čuvanje povećava troškove i smanjuje mogućnost
njihovog brzog pronalaženja. S obzirom na sve te činjenice i na paralelnu
uporabu papirnih i digitalnih dokumenata poslovne procese treba prilagoditi.
Poslovi se moraju obaviti automatski pomoću digitalnih dokumenata. Kako
bi se papirnati dokumenti uklopili u automatizirane procese i digitalne
poslovne sustave, mnoga poduzeća se odlučuju za skeniranje papirnih
dokumenata te spremanje tih dokumenata u elektronički sustav za upravljanje
dokumentima. Na taj način informacije na papirnatim dokumentima mogu
biti čuvane i dijeljene kao i bilo koja druga datoteka te mogu ući u
automatizirane poslovne procese. Za uspješno pretvaranje papirnatih
dokumenata u digitalni oblik, potrebno je analizirati postojeće procese
i tijekove dokumenata u cijelosti. Skeniranje i izvlačenje informacija
iz skeniranih dokumenata samo su dio poslovnog procesa.
2. Skeniranje
2.1. Proces skeniranja
Proces skeniranja možemo podijeliti na 3 cjeline :
1. Priprema papirnih dokumenata – to su sve različite
radnje koje se moraju obaviti ručno prije samog skeniranja a uključuje
: otvaranje kuverti, uklanjanje spajalica, sortiranje prema veličini,
boji ili vrsti dokumenata itd…Prema nekim istraživanjima, na ovaj često
zanemaren element otpada oko 40 % ukupnih troškova (TCO – Total Cost
of Ownership) procesa skeniranja
2. Skeniranje i poboljšanje kvalitete slike – kvaliteta
i brzina skeniranja ovise o pripremi materijala za skeniranje, o postavki
skenera te o kvaliteti i načinu uporabe softvera za poboljšanje kvalitete
slike. Iako softver nije nužan dio skeniranja, njegova uporaba smanjuje
troškove te ubrzava skeniranje.
3. Indeksiranje i izvlačenje informacija, verifikacija i izvoz
digitalnih dokumenata – informacije koje se izvlače iz dokumenata
moraju se unaprijed definirati kao i način izvlačenja (ručno ili automatski).
Treba odrediti koje informacije moraju ići na dodatnu provjeru prije
odnošenja u digitalni arhiv. Pažljivo planiranje pretvorbe papirnatih
u digitalne informacije je nužno želi li se trošak digitalizacije svesti
na minimum a povećati produktivnost. Također je bitno donijeti odluku
hoće li se skeniranje obaviti na početku (early capture) ili na kraju
(late capture). Treba odrediti hoće li se skeniranje obavljati centralizirano,
na jednoj lokaciji ili distribuirano, na lokaciji primitka papirnog
dokumenta. Za siguran prijenos osjetljivih podataka putem Interneta
upotrebljava se enkripcija. Suvremeni sustavi za skeniranje omogućuju
potpunu fleksibilnost prilikom dizajniranja sustava distribuiranog skeniranja
pa se svaki korak može obaviti na odgovarajućoj lokaciji.
2.2. Odabir skenera i način skeniranja
Najvažnije komponente skeniranja i najbitnije stavke su brzina,
rezolucija, volumen skeniranja, uvlačenje dokumenata, poboljšanje kvalitete
slike, automatska obrada skenova i odabir digitalnog formata.
Jedna od osnovnih karakteristika skenera je njegova brzina odnosno broj
listova koje može obraditi u jednoj minuti. Brzine skeniranja se kreću
se od nekoliko desetaka dokumenata u minuti pa do nekoliko stotina u
minuti. Brzina skeniranja u karakteristikama skeniranja navodi se kao
pages per minute – ppm (broj listova u minuti) ili images per minute
– ipm (broj slika u minuti). Na brzinu skeniranja utječu i mnogi drugi
faktori: priprema dokumenata, učestalost zaglavljivanja papira ili dvostrukog
uvlačenja, orijentacija i rezolucija pri skeniranju, korisničko sučelje
itd.. Rezolucija – odabir skenirati u boji ili crno-bijelo ovisi o daljnjem
tijeku rada. Skenovi u boji daju kvalitetniju sliku pri maloj rezoluciji
i ugodniji su za vizualnu provjeru, no zauzimaju više prostora te nisu
pogodne za automatsko izvlačenje informacija. Odabir rezolucije ovisi
o potrebi za kvalitetom slike, veća rezolucija rezultira sporijim radom
skenera.. Osim brzine i rezolucije, podjednako je bitan predviđen dnevni
volumen dokumenata za skeniranje, koji se u karakteristikama skenera
navodi u broju stranica koje skener može skenirati na dan. Ovaj podatak
ovisi o kvaliteti dijelova ugrađenih u skener te o njemu ovise i troškovi
održavanja skenera. Suvremeni skeneri s ADF-om imaju mogućnost detekcije
uvlačenja više dokumenata odjednom, što dovodi do zastoja u skeniranju.
Također su opremljeni sustavima za detekciju spajalica koje nisu bile
uklonjene prije samog ubacivanja u skener. Komponente sustava za uvlačenje
dokumenata podložne su trošenju te ih je potrebno s vremenom čistiti
ili mijenjati. Učestalost održavanja tih komponenti, osim o količini
skenova, ovisi i o kvaliteti papira koji se skenira. Softver za poboljšanje
kvalitete slike trebao bi biti obveznim dijelom sustava za skeniranje.
On može biti ugrađen u sam skener ili može biti dio obrade slike na
računalu. Uobičajeno, takav softver ima mogućnost automatske detekcije
boje, uklanjanja boje pozadine, "izglađivanja" pozadine, uklanjanja
mrlja, automatske orijentacije dokumenata, uklanjanja praznih stranica,
ispravljanja kuta pod kojim je dokument skeniran itd.. Osim skenera
i softvera za poboljšanje kvalitete slike, bitan faktor u procesu digitalizacije
papirnatih dokumenata jest i softver za automatsko očitavanje podataka
(OCR). Suvremeni softverski paketi za OCR odlikuju se velikom točnošću
očitavanja kako sa strukturiranih, tako i s nestrukturiranih dokumenata
te velikom točnošću automatske klasifikacije dokumenata. Trenutačno
najčešće korišteni formati za spremanje digitaliziranih dokumenata jesu
TIFF i PDF, iako je primjetan trend sve većeg korištenja PDF formata.
3. Skeneri
3. 1. Vrste skenera
Tri su osnovne vrste skenera, rotacijski skeneri (drum
scanners) koji se koriste samo u profesionalnoj upotrebi i imaju veliku
razlučivost (resolution). Ova vrsta skenera izlazi iz upotrebe i zamjenjuju
ih stolni skeneri (desktop ili flatbed scanners) velike
kvalitete.Ovi skeneri su i daleko najrašireniji na tržištu. Treća vrsta
skenera su ručni skeneri (hand-held scanners) koje često možete vidjeti
npr. u trgovinama na kasama (barcode skeneri).
Ručni postoje u nekoliko oblika: mali skeneri slični
olovci za skeniranje teksta ili crtičnog koda (engl. bar code) i uređaji
malo veći od miša. Značajke ručnih skenera su niska cijena i relativno
niska kvaliteta. Postoje crno-bijeli i u boji, razlučivosti do najviše
400 dpi (engl. dots per inch), a obično imaju najviše osam bita po boji.
Ručni skeneri se danas rabe uglavnom kao čitači bar coda, dok se za
digitalizaciju slika više ne rabe.
Plošni skeneri (engl. flatbed scanner) su najpopularniji,
a zbog činjenice da se drže na stolu pored računala zovu se i stolni
skeneri. S gornje strane imaju staklenu plohu na koju se stavlja predložak.
Skener ima izvor svjetlosti (ako se radi o reflektivnom predlošku s
donje, a ako je riječ o transparentnom predlošku s gornje strane) i
optički sustav koji dovodi svjetlost do fotoosjetljivih elemenata. Stolnih
skenera ima crno-bijelih i u boji, a format im je najčešće A4 ili rjeđe
A3. Razlučivost stolnih skenera je do 1200 dpi, a rabe najčešće 12 bita
po boji. Stolni skeneri danas su najrasprostranjenija vrsta skenera
i upravo oni se najviše koriste za digitalizaciju poslovnih dokumenata.
Rotacijski su skeneri skupi, a razlučivosti su od
2400 do 9600 dpi. Predložak se lijepi na prozirni šuplji valjak (bubanj)
koji rotira i pomiče se u smjeru osi rotacije. Na rotacijskom skeneru
mogu se skenirati samo savitljivi predlošci. Rotacijski skeneri rabe
se za profesionalnu primjenu gdje je potrebna vrhunska kakvoća skeniranja.
Tablica 1. Vrste skenera
Slike 1, 2, 3
4. Prednosti i nedostaci digitalizacije dokumenata
Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima?
- Zato jer se na obradu dokumenata troši i 2/3 radnog vremena
- Jer se 40 posto od tog vremena gubi na traženje informacije
- Jer se svaki dokument u prosjeku kopira u pet primjeraka
- prijenos poslovne dokumentacije u elektronski oblik
- pravovremeni pristup i pregled dokumenata
- pojednostavljeni rad sa dokumentima
- brzo tekstualno pretraživanje
- digitalni dokumenti su autentični originalima
- jednostavna prezentacija
- jedan dokument je na raspolaganju većem broju osoba
- manji troškovi traženja, kopiranja, slanja, prostora
- veća pouzdanost, sigurnost, prepoznatljivost
- pristup preko Interneta
Što možemo postići uvođenjem sustava upravljanja dokumentima?
- Troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira
- Ubrzava se protok informacija, a isključuje njihov gubitak i potreba
kopiranja
- Skraćuje se vrijeme obrade
- Uvid u obradu i stanje dokumenta je trenutačno
- Brz pristup informacijama koje dokumenti sadrže
- I konačno, vrijeme trajanja pojedinog poslovnog procesa se nakon uvođenja
sustava za upravljanje dokumentima skraćuje i do 70 posto.
U svijetu se sve više ide na early capture - to znači da se papirnati
dokument što prije pretvori u digitalni i da onda u tom obliku kruži
prema definiranim pravilima poslovnog procesa. Papirnati dokument može
se čuvati na udaljenoj lokaciji (ukoliko je to potrebno zbog zakonskih
propisa), a digitalna verzija postaje trenutačno dostupna svima s pravom
pristupa.
U Hrvatskoj, kada je u pitanju pohrana i čuvanje elektroničkih dokumenata,
situacija nije do kraja sređena. Iako novi zakon o elektroničkim dokumentima
omogućava da čuvate dokumente u digitalnom obliku, zakon o PDV-u traži
npr. da imate račune na papiru - mada se ti isti računi uglavnom štampaju
iz računala. No puko arhiviranje nije jedina svrha digitalizacije dokumenata,
već je to i trenutna dostupnost informacija svima kojima je namijenjena:
trenutačno, bilo kada i bilo gdje.
Svakako se postavlja pitanje isplativosti uvođenja takvog sustava. Sustav
je svakako isplatim za velika poduzeća, dok se za male tvrtke na tržištu
pojavljuju tvrtke koje nude usluge digitalizacije poslovnih dokumenata.
Cijena usluga takvih tvrtki ovisi o faktorima kao što su: količina dokumenata
za skeniranje, količina podataka za indeksiranje, eventualna priprema
dokumenata prije skeniranja (sortiranje, uklanjanje spajalica,...) itd.
Digitalizacija se može provesti na više načina.
Mogućnosti digitalizacije:
1.) samo skeniranje dokumenta da bi se dobila njegova slika - jednostavnije,
ali dokument ima nekoliko MB po stranici
2.) skeniranje i pretvaranje dobivene slike u tekst - zahtijeva OCR,
ali dokument ima nekoliko KB po stranici
3.) kombinacija 1. i 2. - čuvanje neobrađenih slika uz OCR za dijelove
koji sadrže tekst
Pohranjivanje
- mikrofilm – dugi vijek trajanja, ali otežana naknadna obrada i pretraživanje
zapisa
- magnetski medij – trake, diskete, magnetske kasete – otežano čitanje
- optički medij (CD-ROM, DVD) – najčešći
Nedostaci digitalizacije
- u usporedbi s papirom i mikrofilmom, digitalni formati imaju vrlo
kratak životni vijek i nisu “okom čitljivi”
- dokumenti tiskani na beskiselinskom papiru i čuvani u hladnom prostoru
s malo vlage mogu trajati nekoliko stotina godina
- papir ostaje "oku čitljiv", bez potrebe za dodatnom opremom
- mikrofilm trajne kvalitete koji se čuva u prikladnim uvjetima ima
dugi vijek trajanja, ali zahtijeva posebnu opremu (tj. Mikro čitače)
za korištenje
Digitalna zaštita – najveći problem
Rješenja: migracija, emulacija, održavanje računalnih muzeja svih kombinacija
hardvera i softvera
- sva predložena rješenja imala su ozbiljne nedostatke i velika je vjerojatnost
da bi bila skupa
- digitalizacija nije zaštita, barem ne za sada!
- troškovi i rukovanje rastu ovisno o stanju, vrijednosti ili kompleksnosti
dokumenta i predviđenog korištenja
- brze izmjene tehnologije i brzo zastarijevanje traži stalno prebacivanje
na nove digitalne medije i nove formate
- nedostatak standarda otežava digitalno pohranjivanje pravim arhiviranjem
ili digitani primjerak valjanim dokumentom, iako je u svijetu sve veća
tendencija ka priznavanju digitalnih dokumenata ravnopravnim papirnima
- nedostatak standarda za digitalne formate daje veliku prednost mikrofilmiranju
- digitalizacijom se slike pretvaraju u bitove koji se zatim moraju
rekonstruirati da bi se slike vidjele pri tome se sjenoviti prijelazi
na slikama mogu pretvoriti u oštre kontraste.
Zaključak
Među brojnim tehnološkim inovacijama u suvremenom poslovanju, skener
zasigurno dolazi među najvažnijima. Bilo kao uređaj za kreiranje digitalnih
zapisa dokumenata u poslovanju, bilo kao uređaj za digitalizaciju arhivske
građe. Njegova korisnost i laka uporaba, u kombinaciji s pristupačnom
cijenom, čine ga idealnim za sve vrste poslovanja. Ubrzava rad s klijentima,
olakšava prijenos informacija te znatno reducira potrebu za fizičkim
prostorom kod arhiviranja.
U eri digitalizacije, skener se postavlja kao nužnost u svakom poslovanju.
LITERATURA:
1. http://www.bds.hr/dnn/Default.aspx?tabid=164 Skeniranje, digitalizacija
i arhiviranje dokumenata, 19.04.2008.
2. http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599
Inteligentno s podacima, 19.04.2008.
3. http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf Skener i skeniranje,
19.04.2008.
4. http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560
Digitalizacija papirnate dokumentacije, 19.04.2008.
PROČITAJ
/ PREUZMI I DRUGE SEMINARSKE RADOVE IZ OBLASTI:
|
|