Godine 1978. Johnson – Lenz prvi je upotrijebio izraz GROUPWARE,
te ga definirao ga kao «ciljani grupni proces plus software za njegovo
praćenje». 1988. godine Englebart je GROUPWARE definirao kao «..suradnja
pomognuta računalom koja povećava produktivnost ili funkcionalnost međuljudskih
procesa».
Groupware postaje neizbježan pri reinženjeringu poslovnih procesa pojavom
Lotus Notesa (svjetski groupware standard) 1989. godine. U samome Lotusu
groupware se opisuje kao «nova vrsta softwarea koja omogućuje organizacijama
da ostvare puni potencijal svojih resursa«.
Iako se u današnje vrijeme mnogi bave groupwareom – proizvođači raznih
e-mail platformi, proizvođači oruđa za telekonferiranje i tvrtke koje
prodaju workflow proizvode ne postoji prava definicija, iako je prošlo
20 godina otkako je taj izraz prvi put upotrijebljen. Svi oni tvrde
kako je baš njihov proizvod povijesno ključan za nastanak, razvoj i
budućnost groupwarea.
Groupware bi trebao predstavljati zajedništvo ova tri čimbenika:
• komunikacije - oslanjanje na e-mail sustav,
• suradnje - razmjena ideja i baza podataka na kojima istodobno radi
više ljudi i
• koordinacije - automatizacija poslovnih procesa,
stoga i proizlazi pojednostavljena definicija: «skup oruđa koji omogućuje
zajednički rad više ljudi kroz komunikaciju, suradnju i koordinaciju».
Groupware definiramo kao programske proizvode koji poboljšavaju komunikaciju
i suradnju unutar organizacije, omogućujući koordinaciju poslovnih procesa
poduzeća –WORKFLOW.
Workflow je automatizacija tijeka poslovnih aktivnosti koje traže interakciju
ljudi ili odjela da bi se uspješno završio određeni zadatak.
Workflow definira 3 bitne komponente procesa:
• pravila (kako)
• uloge (tko)
• tijekove (kada)
Workflow mogućuje trenutačan uvid u status procesa, upozorava na kašnjenja
i zastoje, mjeri djelotvornost svake aktivnosti i cijelog procesa.
2. Smisao i cilj groupwarea
Osnovni smisao organizacijskih promjena i primjena novih tehnologija
uredskog rada je u povećanju efikasnosti, cjelokupnoj vrijednosti znanja,
informacija i u unapređenju procesa koji se oslanjaju na automatizaciju
ureda.
Cilj groupwarea predstavlja napredak u automatizaciji poslovanja, pomažući
u nerutinskim, profesionalnim zadacima. Od njega bi prvenstveno trebali
profitirati visoko obrazovani djelatnici u uredskom poslovanju čiji
se rad temelji na proizvodnji znanja (tzv. «knowledge-workers»).
Groupware je poveznica koja omogućuje razmjenu podataka i komunikaciju
među pojedincima koji su fizički ili geografski udaljeni, što utječe
na smanjenje troškova utrošenih na putovanje. Utječe i na poboljšanje
koordiniranja rada članova radne skupine ili tima, kao i na međusobnu
razmjenu informacijskih i drugih resursa. U psihološkom smislu groupware
sustavi poticajno djeluju na izražavanje osobne kreativnosti i mogu
unaprijediti komunikaciju između osoba različitih struka i gledišta.
Također omogućuje nove oblike interakcije, poput razmjene anonimnih
prijedloga i komentara, kao i primjenu raznih tehnika za unapređenje
skupnog odlučivanja i rješavanja problema.
3. Obilježja groupwarea
U novije vrijeme pojam ureda se počinje shvaćati kao grupa ljudi, koja
određeno vrijeme provodi dogovorene aktivnosti kako bi ostvarili zadani
cilj. Grupe se ne moraju nužno formirati od članova jedne organizacije,
naprotiv naglašava se timski rad među ljudima koji potječu iz različitih
sredina.
Sve su organizacije sastavljene od grupa: odjela, divizija, jedinica,
projektnih timova i slično. Takve su grupe tradicionalno vezane za neki
ured, a u poslovanju se oslanjaju na podršku sustava za automatizaciju
ureda, koji su zamišljeni da budu u službi različitih grupa unutar organizacije,
odjela i sl., ali se pokazalo da oni uvelike pomažu i pojedincima, odnosno
utječu na njihovu produktivnost rada. Nadalje, sve grupe komuniciraju
međusobno, ali jednako tako komuniciraju i s okolinom (kupcima, dobavljačima
i sl.)
Skupina ljudi koji rade zajedno na postizanju zadanog cilja predstavlja
radnu grupu. Grupu čine dva ili više pojedinaca koji su međusobno povezani
radi izvršavanja neke funkcije, te imaju definirane odnose među ulogama,
a postoji skup normi koje reguliraju funkcioniranje grupe i svih njezinih
članova. Osnovne aktivnosti grupa uključuju razmjenu informacija, odnosno:
• Komunikaciju (internu i eksternu)
• Zajedničku analizu
• Nadgledanje i kontrolu rada
S obzirom na to da je novi način rada i dovodi do novih organizacijskih
standarda ponašanja i vrijednosti groupware se može smatrati novom poslovnom
filozofijom. Čine ga HARDWARE, SOFTWARE i KOMPJUTERSKE MREŽE na kojima
se temelji uredski rad, a novost koncepcije je njihova integracija s
ciljem da se putem tehnologije cjelovito podrži grupni rad.
4. Inovacije u oblikovanju organizacije ureda
Jedan od pionira uredske automatizacije Rudi Hirschheim davne 1985.
godine definirao je ured kao mjesto gdje se zaposlenik nalazi između
određenih vremena, pri čemu mora biti u stanju odgovoriti na različite
upite u različitim trenucima. S obzirom na to da se pojam ureda stalno
mijenja dolazimo do zaključka da se i sama organizacija uredskog rada
konstantno mijenja. Nove trendove u oblikovanju organizacije ureda možemo
sažeti u nekoliko strateških oblika:
• Timska organizacija
• T - oblik organizacije
• Virtualna organizacija
• Mrežna organizacija
• Izvrnuta organizacija
• Procesna organizacijska struktura
4.1. Timska organizacija
Jedan od novih načina pristupa dizajniranju organizacije je timska organizacija.
Odlike timske organizacije jesu u otklanjanju rigidnosti klasičnih struktura,
«rušenju» granica organizacije te se na taj način dehijerarhizira organizcijska
struktura i čini se znatno plićom i izuzetno fleksibilnom..
Timska organizacija u kontekstu organizacijske strukture, je zapravo
način organizacije u kojoj dominira timska struktura. Spomenuta oraganizacija
unosi elemente organske strukture u već postojeće klasične modele organizacije.
U zajedničkom postavljanju i rješavanju problema zaposlenima pomažu
manageri treneri umjesto tradicionalnih naredbodavaca. Timska organizacija
se često interpolira u funkcijsku organizacijsku strukturu, pa se isto
tako često formirani timovi nazivaju kros-funkcijski timovi (Cross-Functional
Teams) odnosno multifunkcijski timovi koji se sastoje od članova iz
različitih funkcijski organizacijskih jedinica.
Nije važno interpolira li se timska organizacija u funkcijsku ili divizijsku
organizaciju, bilo bi preporučljivo da se i sa svakim novim zadatkom
isto tako i vođe timova mijenjaju kako bi se i sami timovi dehijerarhizirali.
4.2. T – oblik organizacije
Uspostavu tehnološki uvjetovane organizacije, odnosno T – oblika organizacije,
koji i nije neka posebna vrsta organizacije, omogućava informacijska
tehnologija. T-oblik organizacije je atraktivniji od drugih zbog međusobnog
umrežavanja i povezivanja organizacija.
T-oblik organizacije je oblik umreženih organizacija:
dobavljača, kupaca, strateških partnera i ostalih virtualnih jedinica.
Glavna karakteristika T-oblika organizacije je velika sloboda koju management
posjeduje u kreiranju organizacijske strukture poduzeća. Putem elektroničke
pošte, komunikacijske tehnologije i mrežne organizacije omogućava veliku
fleksibilnost organizacije koja potom može brzo reagirati na zahtjeve
kupaca te zamjenjuje sve ono što postoji u tradicionalnoj organizaciji
elektroničkom verzijom, tj. mijenjajući klasičnu «papirologiju» digitalnim
zapisom. T – oblik organizacije zahtijeva cjelovitu naobrazbu zaposlenih,
zadovoljstvo kupaca na prvom mjestu te primjenu projektnih timova i
multidimenzionalnih zadataka.
4.3. Virtualna organizacija
Virtualna organizacija nije stvarna već prividna organizacija, odnosno
zamjena za stvarnost jer u pravilu nema svoju strukturu. Virtualna organizacija
je nehijerarhijska organizacija nezavisnih kompanija koje samostalno
odlučuju o ulasku u mrežu virtualne organizacije s drugim kompanijama
s kojima razmjenjuju sirovine, materijale, informacije, znanje, tehnologiju
i dr.
Osim između nezavisni kompanija, virtualna organizacija može se uspostaviti
i između pojedinih dijelova unutar jedne velike kompanije s tim da ovdje
ne govorimo o prividnoj organizaciji jer ovako organizirana kompanija
ima hijerarhiju i strukturu – samo su neke njene komponente virtualne.
Osobine virtualne organizacije su prilagodljivost, fleksibilnost, međusobno
povjerenje partnera u mreži, dijeljenje resursa, kapaciteta i troškova,
zadovoljavanje potreba kupaca i ostalo.Ona će u budućnosti znatno promijeniti
organizaciju poduzeća što će se ogledati u timskim radovima, neodređenom
opisu poslova, većoj komunikaciji zaposlenih s dobavljačima i kupcima
i većem izazovu s rizicima.
4.4. Mrežna organizacija
Novi oblik organizacije koji je u najužoj svezi s virtualnom organizacijom
jest mrežna organizacija koja predstavlja sve što je već navedeno za
virtualnu organizaciju. U pogledu njenih osobina, mogućih oblika te
prednosti i slabosti vrijedi i za mrežnu organizaciju kao način ostvarivanja
odnosa među članicama virtualne organizacije. Mrežna organizacija je
odgovor na sve složenije uvjete poslovanja te sve veću brzinu promjena
u poslovanju.
Mogućnosti ulaska i izlaska iz mreže su praktično neograničene stoga
se one još nazivaju i "organizacijama bez granica". Mrežna
organizacija, međusobno povezuje poduzeća i njihove strukture u mrežu,
ali to ne znači uspostavu neke nove suprastrukture ili nadstrukture.
4.5. Izvrnuta organizacija
Izvrnuta (izokrenuta) organizacija (Inverting organization) predstavlja
jedan od oblika nehijerarhijske organizacije.
Pojam koji objašnjava oblik promjena u pravcu decentralizacije
i nehijerarhijske organizacije je «izvrnuta organizacija». Ovakav model
organizacije je prikladan za primjenu u organizacijama koje se oslanjaju
na visoko obrazovane stručnjake i samokontrolu zaposlenih (profesionalna
birokracija). Izvrnuta organizacija je i vrlo plitka organizacija (upravo
zbog plitkosti nosi naziv izvrnuta organizacija – veličina uopće ne
utječe na organizaciju).
4.6. Procesna organizacijska struktura
Ovaj oblik organizacije temelji se na okupljanju ljudi iz pojedinih
poslovnih funkcija u procesne timove koji obavljaju određene funkcije
u konkretnom poslovnom i radnom procesu, na primjer u uredu. Najvažnije
odrednice procesnih organizacijskih struktura su proces i tim. Proces
je skup aktivnosti kojima se uz pomoć visoko specijaliziranih ljudi
odgovarajućim metodama i sredstvima ostvaruje transformacija svih ulaznih
elemenata, stvara proizvod ili usluga kako bi se u potpunosti zadovoljile
sve potrebe ili motivi kupaca.
Razlikujemo tri vrste procesa:
• procesi potpore,
• središnji procesi,
• menadžerski procesi.
Procesno organizacijsku strukturu karakteriziraju sljedeća obilježja:
struktura se formira oko procesa rada, a ne oko odjela, a granice između
odjela nestalne;vertikalna hijerarhija je svedena na jednu ili dvije
razine i to samo u funkciji potpore,menadžerski zadaci se svode na najnižu
razinu u obliku multidisciplinarnih timova koji se formiraju oko jednog
procesa. Najvažnije obilježje je to da je poduzeće usmjereno kupcu jer
su svi procesi usmjereni zadovoljavanju potreba kupaca.
Na ovaj način formirane strukture smanjuju broj hijerarhijskih razina
u poduzeću, smanjuju troškove, ubrzavaju poslovni proces i tok informacija
potiču koordinaciju, efikasnije upotrebljavaju resurse i povećavaju
kvalitetu proizvoda i usluga što je cilj svakog gospodarskog subjekta.
Zaključak
Prvi korak prema uvođenju novih trendova u oblikovanju organizacije
ureda je upoznavanje s njima, dakle možemo zaključiti da je groupware
budućnost poslovanja. To znači da će se u budućnosti morati uložiti
puno truda kako bi se prihvatili trendovi oblikovanja i uvođenja u poslovanja
kako u velikim tako i u malim tvrtkama.
LITERATURA:
1. http://www.swing.hr/intoffice/gwdef.html (19. 03.2008.)
2. http://www.efst.hr/nastava/90/Vjezbe%204.pdf (19.03.2008.)
3. V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element,
Zagreb, 2004.
PROČITAJ
/ PREUZMI I DRUGE SEMINARSKE RADOVE IZ OBLASTI:
|
|