Microsoft Access je manji sustav za upravljanje bazom podatka. Operacije
koje se mogu izvesti u MS Accessu su:
Kreiranje nove baze podatka, kako kreirati novu tablicu,
dizajnirati je i redizajnirati, unositi podatke i druge operacije s
tablicama.
Rad s upitima – kako dizajnirati upit i druge operacije
s upitima
Rad s obrascima – kako dizajnirati obrazac
Kreiranje izvještaja – kako kreirati novi i redizajnirati
postojeći izvještaj
Ispisivanje tablica, upita, obrazaca, izvještaja
Cilj ovog rada jest odgovoriti na pitanja što je zapravo Ms access,
kako se njime poslužiti i gdje ga možemo primjeniti,te koje su prednosti
koje njegovo korištenje donosi.
1. OSNOVNI POJMOVI U MS ACCESS-u
Microsoft Access ( Database Management System
– DBMS ) je manji sustav za upravljanje bazom podataka, a sastoji se
od:
Tables – tablice koje služe za organiziranje podataka
Queries – upiti koji omogućuju brzo pronalaženje i
odabiranje podataka
Forms - obrasci koji služe za unos i ažuriranje podataka
Reports- izvještaji, omogućuju brzu pripremu izvještaja,
grafikona ili naljepnica
Macros – služi za kreiranje, dizajniranje i pokretanje
makroa
Modules – služi za kreiranje, dizajniranje i pokretanje
modula
Pomoću naredbi Import i Link podaci se mogu dijeliti s drugim Windows
programima.
2. BAZA PODATAKA
„Baza podataka je organizirani skup
podataka smještenih na nekom nosiocu koji se lako mogu dohvaćati, obrađivati
i ispisivati pomoću programskih alata.“¹
Tipovi organizacije
baze podataka su:
-Hijerarhijski u kojima su podaci međusbno povezani
strogim hijerarhijskim vezama
-Mrežni u kojima su veze među podacima u obliku mreže
-Relacijski u kojima su podaci organizirani u tablice,
a polja u tablicama su u međusobnim relacijama čime je omogućeno povezivanje
podataka u tablicama
- Objektni u kojima su podaci u obliku objekata koji se upotrebljavaju
za rukovanje činjenicama i uzorcima
„Najčešće korištene profesionalne baze podataka namijenjene za veći
broj korisnika su ORACLE, Microsoft SQL Server, INFORMIX, Paradox i
dr.“²
Baze podataka su vrlo korisne te se danas svakodnevno koriste u poslovanju
jer je uz računalo obavljanje određenih zadataka brže, isplativije i
nudi više sigurnosti u točnost rezultata.
3. KOMPONENTE MS ACCESS BAZE PODATAKA
Baza podataka kreira se pomoću:
Tables - tablica
Queries - upita
Forms - obrazaca
Reports - izvještaja
Macros - makroa
Modules - modula
3.1. Tablice (Tables)
Tablice su osnovna, a ujedno i najvažnija kompnenta MS Accessa jer
se u njima nalaze svi podaci sadržani u bazi podataka. To je skup podataka
o određenoj temi kao što su na primjer narudžbe ili kupci. Za bolju
organizaciju i preglednost podataka poželjno je imati više tablica,
a koristeći odvojene tablice za pojedine teme znači da podatke spremamo
samo jedanput i tako baza postaje učinkovitija i smanjuje se mogućnost
pojave greške pri unosu podataka. Sama tablica organizirana je u polja
(eng. columns) i redove (eng.rows).
Tablica se kreira odabirom Tables u glavnom izborniku, nakon čega je
potrebno dvostrukim klikom odabrati Create table in Desigen view. U
prvi stupac tablice upisuju se nazivi polja, a u drugi tip podataka
koji se želi phraniti u to polje, na primjer tekst, broj ili datum.
Za nazive upisujemo text, a za broj ili datum upisujemo number.
Slika 1.
Nakon toga zatvaramo prozor u kojem je napravljena tablica, kliknemo
Yes i upisujemo naziv tablice. Također je potrebno definirati i primarni
ključ. Primarni ključ ili identifikator je polje koje će jedinstveno
određivati svaki slog u tablici. Za primarni ključ izabire se polje
koje će biti adekvatan identifikator, na primjer Šifra, Rb., itd. Opciju
će nam program sam ponuditi te je potrebno samo kliknuti na Yes.
Stvorenu tablicu potrebno je samo otvoriti i unijeti podatke kao što
je prikazano dolje navedenim primjerom.
Slika 2.
3.2. Queries (Upit)
Upit je komponenta baze podataka koja se koristi kada je potrebno naći
i analizirati određene podatke iz jedne ili više tablica. Upiti se mogu
koristiti kao podloga za izvještaje ili forme. Služe da bi uz pomoć
Accessa prikazali podatke iz tablice koji zadovoljavaju određeni uvijet.
Upit se kreira odabirom polja Queryes, nakon čega je potrebno kliknuti
na Create query in Desigen view. Slijedeći koraci su objašnjeni te korisik
može bez problema napraviti upit prema uputama.
Slika 3..
3.3. Obrasci (Forms)
Obrazac je komponenta baze čija je funkcija interakcija s korisnikom.
Obrasce koristimo kada želimo podatke iz jedne ili više tablica ili
izvještaja predočiti na jednostavniji i grafički ugodniji način.Da bismo
napravili obrazac potrebno je u glavnom izborniku odabrati polje Forms
koje se nalaze s lijeve strane zatim klikuti na polje Create form by
using wizard, odnosno uz pomoć čarobnjaka otvoriti novi prozor sa ponuđenim
poljima. Nakon toga potrebno je kliknuti na dvostuke strelice kako bi
se prebacila sva polja. Zatim je potrebno kliknuti na Next, odabrati
način na koji želite prikazati obrazac i ponovno Next. Naziv forme odabiremo
sami,a za završetak je potrebno kliknuti na Finish nakon čega će se
prikazati gotov obrazac.
Slika 4.
Primjer gotovog obrasca:
Slika 5.
3.4. Izvještaji (Reports)
Izvještaji se u Accessu koriste za različite prikaze i grupiranja podataka,
prvenstveno za ispis na pisaču. Kao i obrazac može se temeljiti na jednoj
ili više tablica ili upita. U osnovi se ne razlikuje mnogo od obrasca,
jedino što je u izvještaju moguće samo gledati podatke, ali zbog toga
se slike mogu lakše dodavati, računati prosjek i sl. No češće se temelji
na upitima, budući da oni sadrže one podatke iz tablica koji su nam
u određenom trenutku potrebni.
Izrada izvještaja:
U glavnom izbrniku potrebno je kliknuti na Reports i Create report by
using wizard nakon čega je potrebno slijediti daljnje korake.
Ukoliko nam se izvještaj iz nekog razloga ne sviđa i želimo ga redizajnirati
postupak je slijedeći:
1. U prozoru Database obilježimo izvještaj i zatim aktiviramo tipku
Design.
2. Na alatnoj traci odabiremo naredbu Toolbox.
3. U prozoru za dizajniranje nalaze se četiri dijela odvojena sivim
horizontalnim trakama,
njihovo značenje je:
Report Header – zaglavlje cijelog izvještaja koji obično
sadrži naslov
izvještaja
Page Header – zaglavlje stranice koje sadrži nazive
polja prikazana na stranici
Detail – sadrži podatke prikazane u izvještaju
Page Footer – podnožje stranice koje najčešće sadrži
datum i broj stranice
Moguće izmjene su:
- izmjene na postojećim kontrolama u izvještaju
- izmjene dodavanjem novih kontrola korištenjem Toolbox alata
Nakon izmjene u dizajnu potrebno je pohraniti izvještaj naredbom File/Save
iz glavnog izbornika.
Primjer izvještaja:
Slika 6.
3.5. Macros
Macro je definiran skup jedne ili više akcija kojim se automatski izvršavaju
neke operacije, na primjer otvaranje nekog obrasca, zatvaranje nekog
prozora ili ispis izvještaja.
3.6. Modules
Modul je skup naredbi pisanih u Visual Basic programskom jeziku koji
izvršavaju neke operacije s bazom podataka.
ZAKLJUČAK
Važnost baza podataka nalazi se u tome što uvelike olakšavaju organiziranje
podataka potrebnih za svakodnevno poslovanje. Baze podataka omogućuju
preglednost i dostupnost podataka koji se nalaze na jednom mjestu što
poslovanje čini jednostavnijim i kvalitetnijim. Koristeći MS Access
u poslovanju poduzeća mogu u svakom trenutku imati uvid u podatke vezane
za obavljanje svakodnevnih zadataka organizirajući ih i ostavljajući
ih dostupnima, te su ih poduzeća u stanju vrlo lako ispraviti ili nadopuniti.
Velika prednost je i jednostavnost kreiranja novih izvještaja, obrazaca,
upita i slično. Smatramo da poduzeća koja koriste MS Access u poslovanju
imaju određenu prednost, a kako je vrijeme novac, MS Access može poslovanje
samo učiniti lakšim i profitabilnijim što je i cilj svakog poduzeća.
¹ Mesarić, J., Zekić-Sušac, M., Dukić, B.: PC u uredskom
poslovanju, Ekonomski fakultet u Osijeku, Osijek, 2001.
² Mesarić, J., Zekić-Sušac, M., Dukić, B.: PC u uredskom poslovanju,
Ekonomski fakultet u Osijeku, Osijek, 2001.
LITERATURA:
1. Mesarić, J., Zekić-Sušac, M., Dukić, B.: PC u uredskom poslovanju,
Ekonomski fakultet u Osijeku, Osijek, 2001.
2. http://www.tutorijali.net/access/tablica - 6.travanj2008.
http://www.tutorijali.net/access/tablica - 6.travanj2008.
http://www.tutorijali.net/access/upiti - 6.travanj2008.
http://www.tutorijali.net/access/forme - 6.travanj2008.
http://www.ic.ims.hr/office/access2003/access8.html - 6.travanj2008.
PROČITAJ
/ PREUZMI I DRUGE SEMINARSKE RADOVE IZ OBLASTI:
|
|