Tema ovog seminarskog rada je izrada izvještaja u mc access alatu.
U daljnjem seminaru pokušati ćemo Vam pojasniti izradu izvještaja.
Ukoliko se pitate zašto smo odabrali upravo ovu temu, naš odgovor
bi bio: htjeli smo proučiti mc access jer zaista slabo poznajemo
to područje. Tema seminara nije bila nimalo jednostavna i zahtjevala
je mnogo truda.
Naime da bi uopće mogli izraditi izvještaj moramo prvo pokrenuti
program MC Access. Znači: jedan od načina je kliknuti na gumb Start
=>Svi programi =>pronaći MS Access 2003, ako je na drugoj
razini, a ako nije onda pronaći mapu Microsoft Office i u njoj kliknuti
na Microsoft Office Access 2003.
Slika 1. Pokretanje programa MC Access
Sada kada smo ušli u program pokazati ćemo Vam čaroban svijet MC
Accessa, odnosno djelić tog svijeta u izradi izvještaja.
2. RAD SA IZVJEŠTAJIMA
Izvještaji (Reports) se u Accessu koriste za različite prikaze
i grupiranja podataka prvenstveno za ispis na pisaču. Izvještaji
se, kao i obrazac, može temeljiti na jednoj ili više tablica ili
upita. Češće se temelji na upitima, budući da upiti sadrže one podatke
iz tablica koji su nam u određenom trenutku potrebni . Dizajniranje
izvještaja slično je rukovanju s obrascima , budući da se oba sastoje
od sličnih kontrola , koje ćemo Vam pokušati objasniti u nastavku
seminara.
2.1 Izrada izvještaja
U glavnom izborniku trebamo kliknulti na Reports (izvještaji) i
na Create report by using wizard (čarobnjaka za kreiranje izvještaja-zbog
jednostavnosit).
Slika 2. Pokretanje izvještaja u MC Accessu
Zatim ćemo odabrati tablicu na temelju koje želite napraviti izvještaj.
Zasada imamo samo jednu tablicu (Osobe) i upit. Bitno je da ovdje
odaberemo kompletnu tablicu, odnosno da dvostrukom strelicom udesno
(>>) izaberemo sva polja i aktiviramo tipku Next. (Slika 3.)
Slika 3. Izbor polja koja će biti prikazana
u izvještaju
U narednom prozoru potrebno je odrediti po kojoj tablici želimo
postići prikaz pa ćemo odabrati opciju „By Mjesto stanovanja“. Opet
stisnemo opciju Next.
Zatim nam se pojavio prozor u kojem nam je omogućeno dodati grupiranje
podataka u različite razine, bilo prema jednom ili više polja. Budući
da smo u prethodnom prozoru izabrali prikaz prema tablici Mjesto
stanovanja automatski smo postigli grupiranje prema Gradu te u ovom
koraku nije potrebno ništa upisivati, nego samo kliknete na tipku
Next.
Tada će vam se otvoriti prozor koji omogućava izbor polja po kojem
će podaci biti sortirani. Kliknuli smo mišem na strelicu prvog okvira
u prozoru kao na Slici4. i izabrali smo polje Godine.
Slika 4. Prozor za izbor načina sortiranja kod kreiranja
izvještaja
Sortiranje nam služi za npr. da se u svakoj grupi ispišu od najstarijeg
do najmlađeg ili npr. po abecedi prema prezimenu itd.
Ako pak želimo od najstarije onda ćemo kliknuti na tipku Ascending
pored tog polja da nam se prikaže Descending. Ja ću u primjeru napraviti
Descending odnosno da se ispisuje od najstarije osobe do najmlađe.
Kliknut ćemo na Next.
Naredni prozor omogućava izbor oblika (formata) izvještaja. Mogućnosti
su iste ko kod obrasca (stupičasti, u obliku tablice i poravnat).
U desnom okviru moguće je izabrati orijentaciju papira ( Portrait
ili Landscape). Za ovaj izvještaj izabrati ćemo Columnar, a orijentaciju
papira Portrait. Te stisnemo tipku Next.
Sada imamo prozor za izbor željenog stila izvještaja. Možemo odabrati:
Bold. Casual, Compct i dr. i opet stisnemo Next.
Ovaj prozor (Slika 5.) nam omogućava upis naslova izvještaju našem
slučaju "Ispis po gradovima", kao i izvor opcija prikazanih
na toj slici. Zatim stisnemo tipku Finish i dobiti ćemo na ekranu
kreiran izvještaj tj. njegov pregled prije ispisa (Prewiew).
Slika 5. Završni prozor za kreiranje izještaja
Pohraniti ćemo izvještaj, a zatim ga zatvoriti tipkom Close ili
klikom na desni gornji ugao prozora. Zatvaranjem izvještaja vraćemo
se u glavni prozor Database, gdje se na popisu izvještaja sada nalazi
izvještaj Ispis po gradovima.
Evo jednog primjera kako izgleda gotovi izvještaj.
Slika 6. Pogled na izvještaj
3. ISPIS IZVJEŠTAJA
U prozoru Database obilježiti izvještaj koji želite ispisati na
pisaču.
• Aktivirati naredbu File/Print ili
• Aktivirati tipku Preview, a zatim naredbu File/ Print ili
• Aktivirati ikonu sa slikom pisača
4. PROMJENA DIZAJNA IZVJEŠTAJA
Želimo li izvještaj redizajnirati, postupak je sljedeći:
1. U prozoru Database obilježite izvještaj Izlazni računi partnera,
a zatim aktivirajte tipku Design
2. Uočite na ddesnoj strani slike traku s alatima Toolbox
3. Uočite u prozoru za dizajniranje 4 dijela odvojena sivim horizontalnim
trakama. Njigovo značenje je:
• Report Header- zaglavlje cijelog izvještaja (naslov izvještaja)
• Page Header- zaglavlje stranice (sadrži nazive polja koja su prikazana
na stranici)
• Detail- sadrži podatke prikazane u izvještaju
• Page Footer-podnožje stranice (sadrži datum i broj stranice)
Moguće je redizajnirati svaki dio izvještaja posebno. Kontrole omogućuju
razne izmjene i rukovanje svakim objektom na izvještaju ili obrascu.
Moguće izmjene su:
• Izmjene na postojećim kontrolama u izvještaju:
a) Promjena položaja pojedinih objekata na izvještaju (obilježavanjem
objekata mišem i povlačenjem miša na novo mjesto)
b) Promjena veličine pojedinih objekata ( obilježavanjem objekta
mišem, klikom miša na rub okvira i povlačenjem miša)
c) Promjena fonta i veličine slova (obilježavanjem teksta mišem,
izborom fonta i veličine slova u traci s alatima na vrhu prozora
Access)
d) Kopiranje pojedinih objekata i isijecanje ( obilježavanjem objekta
mišem, aktiviranjem naredbi Edit/Copy, Edit/Cut, Edit/ Paste prema
potrebi)
• Izmjene dodavanjem novih kontrola korištenjem Toolbox alata.
Slika 7. Promjena dizajna izvještaja
Za izvještaj se najčešće koriste kontrola oznaka,linija ili umetanje
slike, dok se ostale kontrole koriste kod dizajniranja obrasca za
unos podataka.
Nakon izmjene u dizajnu potrebno je pohraniti izvještaj naredbom
File/ Save iz glavnog izbornika.
ZAKLJUČAK
Pri stvaranju baze podataka treba odrediti izlazne informacije
koje želimo dobiti. Ti izlazi se prikazuju na zaslonu monitora ili
se ispisuju na papir. Najbolji način za prikaz izlaznih informacija
je primjenom izvješća – eng. Reports.
Izvješća u biti predstavljaju oblik iznošenja informacija korisniku
na njemu najprihvatljiviji i najrazumljiviji način, koji je kao
takav pogodan za ispis. U velikom broju slučajeva izvješća su najvažniji
dio neke aplikacije.
U ovom seminaru obradili smo temu izrada izvještaja u mc accessu.
Nadamo se da smo Vam to na vrlo jednostavan način objasnili i pokazali.
Mi smo tijekom izrade ovoga seminara jako puno naučili i otkrili
neke čari ovoga svijeta za koje nismo ni znale da postoje. Nadamo
se da ste i Vi jednako uživali kao i mi. Stoga uvelike zahvaljujemo
našem profesoru B. Dukiću zbog kojeg smo ovaj seminar i radili.
Hvala.
Literatura:
J. Mesarić,M. Zekić-Sušac,B. Dukić,PC u uredskom poslovanju,Sveučilište
u Osijeku,Ekonomski fakultet,Osijek,2001,str.195.-201.
http://www.ic.ims.hr/office/access2003/kazalo-access.html, 18.04.2008
http://www.tutorijali.net/index.php?kategorija=access&tutorijal=izvjestaji,
18.04.2008
PROČITAJ
/ PREUZMI I DRUGE SEMINARSKE RADOVE IZ OBLASTI:
|
|